Cierre registral

El cierre registral, como procedimiento sancionatorio, es más común de lo que debería. Administradores y responsables de registrar los actos ante el Registro Mercantil suelen percatarse, en ese momento, de que su hoja registral ha sido cerrada. Y una vez conocida la medida, deberán iniciar el procedimiento necesario para revertirla.

Entre las principales causas de cierre registral se encuentra la falta de depósito de las cuentas anuales. Este requerimiento, basado en el artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital; indica la obligatoriedad de presentar los depósitos de cuentas anuales, antes de trascurrir un año del cierre del ejercicio.

Otra causa del cierre registral es la baja provisional de la sociedad en el índice de entidades. Es decir, la no declaración de impuestos sobre Sociedades durante tres periodos consecutivos. Esta situación permite a las autoridades tributarias, aplicar la baja provisional, generando el correspondiente cierre de la hoja de registro.

Ambas causas, sugieren situaciones que deben ser regularizadas; dejando de este modo constancia de una administración transparente y honesta. En ambos casos el cierre registral quedará instaurado hasta tanto se resuelva la causa que lo originó. La sociedad quedará inhabilitada para inscribir ante el Registro Mercantil ninguna clase de documentos.

Según el motivo, pueden existir algunas excepciones; permitiéndose  el registro de documentos que tengan como propósito el cese o cambio de administradores o gerentes, revocación de poderes, procesos de liquidación y otros. Aunque, el cierre registral producido por baja en el índice de entidades no admitirá ningún tipo de excepciones.

Una sociedad con cierre registral habrá incurrido en al menos una de las causas. Sin embargo, para sociedades con larga inactividad, es posible incurrir en ambas causas de cierre registral. Entonces, inicialmente deberá recibir el alta en el índice de entidades y luego proceder al depósito de las cuentas anuales.

📘 ¿Cómo reabrir la hoja registral?

Para reabrir la hoja registral, en primera lugar se debe conocer el motivo que ha originado el cierre. Si la sanción se originó por falta de depósito de cuentas anuales; la sociedad deberá pagar depósitos anuales correspondientes a los tres periodos previos al actual. Es decir, los últimos cuatro años.

Para sanciones por baja en el índice de entidades se tendrán que presentar declaraciones de impuestos omitidas como en el caso de las inversiones y saldar cualquier otra deuda tributaria existente a nombre de la sociedad. Posteriormente, se emite un documento escrito para solicitar el alta ante la autoridad tributaria; quien notificará la cancelación de la sanción.

Las autoridades tributarias podrán solicitar los documentos que consideren pertinente; y tras una interpretación estricta de la ley, tipificar la infracción o cualquier tipo de excepción o adición referente a la sanción emitida. El cierre registral se mantendrá vigente hasta que se libre el documento que lo de por finalizado.

⚖️ Consecuencias del cierre registral

Para una sociedad, cometer las omisiones que conlleven al cierre registral denota, denota un descuido de magnitud considerable. Si bien, es posible incurrir en algunos fallos por omisión, falta de experiencia o no contar con la asesoría adecuada; esta en particular, requiere de condiciones casi extremas para que se genere.

La consecuencia inmediata es la imposibilidad de inscribir ninguna clase de acto ante el Registro Mercantil; salvo las excepciones  antes mencionadas. Y como consecuencia indirecta, se pueden generar retrasos administrativos por no estar habilitados para presentar declaraciones, hacer cambios organizativos u otros actos necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Y por último, los costos asociados a la multa económica asociada a la sanción. Esta puede alcanzar hasta los 300.000 EUR para entidades con volúmenes de facturación por encima de los 6 millones de EUR. Además de la responsabilidad legal que pudiera sobrevenir a los responsables directos de la omisión.

Las responsabilidades tributarias de toda empresa son obligaciones ineludibles que deben ser contempladas y saldadas de forma oportuna. Los retrasos administrativos pueden ocasionar pérdidas económicas y de oportunidad. Es imprescindible para administradores y asesores tributarios, evitar cualquier omisión que pudiera generar el cierre registral para la sociedad.

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